Semua orang pasti memiliki dokumen penting yang perlu dijaga dan disimpan. Dokumen ini dinilai penting karena memiliki banyak sekali kegunaan yang berkaitan dengan hal administratif yang berhubungan dengan pemerintah maupun saat Anda bersekolah. Selain diarsipkan, tidak sedikit juga dokumen yang Anda miliki perlu diterjemahkan dan membutuhkan jasa penerjemah dokumen.
Perhatikan Cara Tepat Untuk Mengarsipkan Dokumen Penting Anda
Nah dalam pengarsipan dan penyimpanan ini ternyata cukup sulit loh. Karena ternyata masih banyak orang yang tidak cukup teliti dalam melakukan pengarsipan tersebut. Nyatanya masih banyak sekali yang selalu mencari dokumen-dokumen penting tersebut saat akan digunakan.
Padahal jika dokumen tersebut penting seharusnya dokumen tersebut disimpan rapi dan terjaga sehingga untuk mencarinya kembali sangat mudah. Anda tidak perlu lagi pusing untuk berkeliling rumah mencari dokumen tersebut. Nah bagi Anda yang masih bingung cara menyimpannya, Anda tidak perlu khawatir karena di bawah ini terdapat beberapa tips yang bisa Anda gunakan.
- Mengelompokkan dokumen dengan benar
Agar ketika Anda mencari dokumen secara mudah, cara yang tepat saat mengarsipkan dokumen Anda adalah dengan cara memilah dan mengelompokkan dokumen dengan benar. Pisahkan dokumen yang bersifat pribadi dan dokumen bersama atau dokumen keluarga di tempat atau tumpukkan yang berbeda. Dengan cara ini nantinya Anda dapat mencarinya dengan sangat mudah.
Selanjutnya Anda juga dapat mengelompokkannya berdasarkan kepentingan dari dokumen penting tersebut. Beberapa dokumen asli mungkin dapat diletakkan ditumpukkan bawah sedangkan dokumen yang berupa fotokopi yang biasanya sering digunakan dapat diletakkan di tumpukkan atas.
Arsip-arsip yang berkenaan dengan pembayaran juga dapat Anda pilah berdasarkan pembayaran pada bulan atau tahun terdekat saja. Jika sudah berusia lama dan tidak penting dapat Anda buang agar tempat penyimpanan dokumen tidak penuh dengan kertas-kertas yang tidak terpakai akibat dokumen yang tidak penting.
- Lakukan pengarsipan dengan benar, lebih baik jangan dilaminating
Selanjutnya Anda juga perlu memperhatikan cara merawat dan menyimpan yang benar. Agar dokumen tersimpan dalam jangka lama dan tidak rusak, usaha untuk menyimpannya bukan dalam bentuk laminating. Dokumen yang dilaminating memang memiliki kelebihan dapat terhindar dari air dan kotoran lain yang bisa membuat dokumen rusak.
Namun dengan laminating juga bisa membuat dokumen Anda tulisannya menjadi menempel di plastik tersebut sehingga dapat merusak. Nah jika Anda ingin tetap melindungi dokumen Anda, Anda dapat menggunakan kertas yang dipress.
Dengan kertas ini terdapat ruang antara kertas dan plastik sehingga jika Anda menggunakan cara ini maka dokumen Anda tidak akan rusak. Selain itu Anda juga dapat menggunakan penerjemah dokumen untuk mengarsip dokumen Anda ke beberapa bahasa seperti bahasa Inggris atau bahasa lainnya.
- Cadangkan dokumen penting Anda
Selanjutnya untuk menghindari adanya kehilangan atau situasi yang tidak diinginkan, Anda dapat mencadangkan dokumen penting Anda terlebih dahulu baik dengan cara difotokopi maupun disimpan pada HP atau laptop dalam bentuk foto. Jika Anda akan mencadangkannya dengan cara difotokopi jangan lupa untuk dilakukan legalisir untuk menunjukkan keasliannya.
Jadi meskipun fotokopi namun dokumen Anda terjamin keasliannya. Jika Anda ingin menerjemahkan dokumen Anda, Anda juga bisa menggunakan jasa penerjemah dokumen.
- Simpan di tempat yang benar
Kemudian cara tepat selanjutnya adalah Anda harus menyimpannya di tempat yang aman. Tempat-tempat yang aman di sini contohnya tempat yang kering jadi jangan diletakkan di tempat yang mudah basah atau lembab karena bisa jadi memicu pertumbuhan jamur. Anda juga harus menjauhkan dokumen dari tempat yang dekat dengan arus listrik maupun jangkauan anak-anak.
- Mengecek dokumen secara berkala
Karena merupakan dokumen penting yang selalu Anda gunakan untuk kepentingan yang berhubungan saat Anda bersekolah, bekerja, menikah maupun kepentingan lain jadi dokumen ini sangat penting untuk selalu Anda cek. Anda dapat mengeceknya setiap beberapa bulan sekali atau beberapa tahun sekali. Jika terjadi kerusakan yang cukup fatal, Anda dapat membawanya ke dinas kearsipan untuk memperbaikinya.
Apa Saja Dokumen Penting Tersebut?
- Arsip pribadi
Arsip yang pertama berhubungan dengan dokumen-dokumen yang bersifat pribadi seperti KTP, Ijazah, Akta Kelahiran, paspor. Dokumen ini masing-masing berisikan suatu identitas atau bukti diri. Dokumen yang pertama adalah KTP yaitu kartu tanda penduduk atau kartu identitas yang bisa Anda dapatkan saat Anda berumur 17 tahun sebagai bukti diri yang menunjukkan Anda adalah warga negara Indonesia.
Selain itu KTP juga digunakan sebagai syarat mendapatkan layanan publik dari pemerintah seperti mengajukan pernikahan, mendaftar pekerjaan maupun layanan lainnya. Nah karena kartu ini merupakan kartu identitas dan bentuknya kecil maka kartu ini biasanya disimpan di masing-masing dompet Anda. Sedangkan untuk ijazah dan akta kelahiran biasanya Anda simpan di map atau tempat yang sudah disebutkan di atas.
- Arsip keluarga
Sedangkan untuk arsip keluarga terdiri dari kartu keluarga, surat nikah, akta tanah, BPKB, SPPT dan lain sebagainya. Karena sifatnya digunakan untuk kepentingan bersama, maka arsip ini dapat Anda jadikan satu sebagai arsip keluarga. Agar mencarinya mudah, surat nikah yang berisi masing-masing surat untuk suami dan istri ini dapat Anda simpan secara bersamaan dibandingkan terpisah.
Itulah cara-cara yang tepat untuk menyimpan dan merawat dokumen penting Anda. Jika Anda akan melakukan studi di luar negeri, Anda dapat menggunakan penerjemah dokumen untuk menerjemahkan dokumen penting yang Anda butuhkan. Pastikan untuk memilih jasa penerjemah yang kredibel dan juga memiliki jam terbang yang tinggi.